রিলিজ লেটার কী? চাকরি ছাড়ার সময় কীভাবে নেবেন, না দিলে কী করবেন

নতুন চাকরির অফার পেয়েছেন, যোগদানের তারিখও ঠিক। তখন নতুন প্রতিষ্ঠানের এইচআর বলল, "আগের প্রতিষ্ঠানের রিলিজ লেটার নিয়ে আসবেন।" অনেকেই তখন প্রথম শোনেন এই কাগজের নাম। রিলিজ লেটার (Release Letter বা Relieving Letter) হলো আগের নিয়োগকর্তার দেওয়া চিঠি, যেখানে বলা থাকে আপনার ইস্তফা গৃহীত হয়েছে আর নির্দিষ্ট তারিখ থেকে আপনাকে দায়িত্ব থেকে অব্যাহতি দেওয়া হয়েছে।

• প্রমাণ যে আপনি নিয়ম মেনে চাকরি ছেড়েছেন। নোটিশ দিয়ে, দায়িত্ব বুঝিয়ে দিয়ে।
• নতুন নিয়োগকর্তার নিশ্চয়তা। আপনি আর আগের প্রতিষ্ঠানে চুক্তিবদ্ধ নন, তাই একসঙ্গে দুই জায়গায় চাকরির ঝামেলা নেই।
• ব্যাংক, এনজিও আর বড় প্রতিষ্ঠানে প্রায় বাধ্যতামূলক। অনেক প্রতিষ্ঠান রিলিজ লেটার ছাড়া যোগদান চূড়ান্ত করে না।
• চূড়ান্ত পাওনার সূচনা। রিলিজের তারিখ থেকেই সাধারণত চূড়ান্ত পাওনার হিসাব হয়।

• রিলিজ লেটার: "আপনার ইস্তফা গৃহীত হয়েছে, অমুক তারিখ থেকে আপনি অব্যাহতিপ্রাপ্ত।" এটা চাকরি শেষের আনুষ্ঠানিক ঘোষণা।
• অভিজ্ঞতা সনদ: "তিনি অমুক তারিখ থেকে অমুক তারিখ পর্যন্ত এই পদে কাজ করেছেন।" এটা কাজের প্রমাণ।

অনেক প্রতিষ্ঠান দুটো একসঙ্গে দেয়, কখনো একটা চিঠিতেই দুটোর কথা থাকে। অভিজ্ঞতা সনদের নমুনা পাবেন অভিজ্ঞতা সনদ লেখার নিয়ম লেখায়।

• প্রতিষ্ঠানের প্যাড, সূত্র নম্বর আর তারিখ।
• কর্মীর নাম, পদবি, কর্মী নম্বর আর বিভাগ।
• ইস্তফাপত্র জমার তারিখ আর গৃহীত হওয়ার কথা।
• শেষ কর্মদিবস বা অব্যাহতির তারিখ।
• অনেক সময়: প্রতিষ্ঠানের কাছে কর্মীর কোনো দেনা নেই, আর ক্লিয়ারেন্স সম্পন্ন হয়েছে।
• অনুমোদিত কর্মকর্তার স্বাক্ষর আর সিল।

"এই মর্মে জানানো যাচ্ছে যে, [কর্মীর নাম], [পদবি], কর্মী নম্বর [নম্বর], [তারিখ] তারিখে চাকরি থেকে ইস্তফার আবেদন করেছেন। কর্তৃপক্ষ তার ইস্তফা গ্রহণ করেছে এবং [তারিখ] কর্মদিবস শেষে তাকে সকল দায়িত্ব থেকে অব্যাহতি দেওয়া হলো। তিনি সকল দায়িত্ব যথাযথভাবে হস্তান্তর করেছেন এবং প্রতিষ্ঠানের কাছে তার কোনো দেনা নেই। আমরা তার সাফল্য কামনা করি।"

ইস্তফাপত্রেই অনুরোধ রাখুন: "আমার শেষ কর্মদিবসে রিলিজ লেটার ও অভিজ্ঞতা সনদ প্রদানের অনুরোধ জানাচ্ছি।"

শেষ কর্মদিবস পেরিয়ে গেলে আলাদা আবেদন:

"গত [তারিখ] আমার শেষ কর্মদিবস ছিল এবং আমি সকল দায়িত্ব ও অফিসের সম্পদ হস্তান্তর করেছি। নতুন কর্মস্থলে যোগদানের জন্য আমার রিলিজ লেটার প্রয়োজন। অনুগ্রহ করে দ্রুত রিলিজ লেটার প্রদানের ব্যবস্থা নিলে কৃতজ্ঞ থাকব।"

বেশিরভাগ প্রতিষ্ঠান রিলিজের আগে একটা ক্লিয়ারেন্স ফরম পূরণ করায়, যেখানে বিভিন্ন বিভাগ সই করে নিশ্চিত করে আপনার কাছে কিছু পাওনা নেই। তালিকাটা সাধারণত এমন:

• দায়িত্ব হস্তান্তর: চলমান কাজ, ফাইল আর পাসওয়ার্ডের লিখিত তালিকা।
• অফিসের সম্পদ ফেরত: ল্যাপটপ, মোবাইল, সিম, পরিচয়পত্র, চাবি, গাড়ি।
• হিসাব বিভাগ: অগ্রিম বেতন, কর্মী ঋণ বা ভ্রমণের অগ্রিম সমন্বয়।
• আইটি: ইমেইল আর সফটওয়্যারের অ্যাক্সেস বন্ধ। ব্যক্তিগত ফাইল থাকলে আগেই সরিয়ে নিন, তবে অফিসের তথ্য নিজের কাছে কপি করবেন না।
• লাইব্রেরি বা স্টোর, প্রযোজ্য হলে।

প্রতিটা সইয়ের কপি বা ছবি রাখুন। পরে "ল্যাপটপ ফেরত দেননি" জাতীয় দাবি উঠলে এগুলোই প্রমাণ।

"Subject: Request for release letter

Dear [HR title], My resignation dated [date] was accepted, and [date] was my last working day. I have handed over my responsibilities and returned all company property, as confirmed in the clearance form. I request you to issue my release letter and experience certificate, as my new employer needs them for my joining formalities. Thank you for your support during my time with the company. Regards, [Name], Employee ID [number]"

রিলিজ পাওয়া সহজ হয়, যদি শেষ কয়েক সপ্তাহ পেশাদারভাবে কাটান:

• হস্তান্তরের নথি তৈরি করুন। কোন কাজ কোন পর্যায়ে আছে, কার সঙ্গে যোগাযোগ, কোন ফাইল কোথায়। যিনি দায়িত্ব নেবেন তাকে নিয়ে বসুন।
• সহকর্মী আর গ্রাহকদের জানান কে এখন থেকে বিষয়গুলো দেখবেন।
• অফিসের তথ্য নিজের কাছে নেবেন না। গ্রাহকের তালিকা বা অভ্যন্তরীণ নথি কপি করা চুক্তিভঙ্গ, আর তার ফলে রিলিজ বা পাওনা আটকে যেতে পারে।
• বিদায়ের ইমেইল ছোট আর ইতিবাচক রাখুন। অভিযোগ থাকলে সেটা এক্সিট ইন্টারভিউতে বলুন, সবার ইমেইলে নয়।

অনেক প্রতিষ্ঠান চলে যাওয়ার আগে এক্সিট ইন্টারভিউ নেয়: কেন যাচ্ছেন, কী ভালো ছিল, কী বদলানো উচিত। সৎ কিন্তু সংযত থাকুন। ব্যক্তিগত আক্রমণ না করে নির্দিষ্ট বিষয় বলুন, যেমন "ওভারটাইমের টাকা নিয়মিত দেওয়া হয়নি"। এতে প্রতিষ্ঠান উন্নতির সুযোগ পায়, আর আপনার রিলিজ প্রক্রিয়াও স্বাভাবিক থাকে।

নিয়োগপত্রে নোটিশ পিরিয়ড লেখা থাকে। পুরো নোটিশ না দিলে প্রতিষ্ঠান সাধারণত নোটিশের বাকি দিনের বেতনের সমান অঙ্ক চূড়ান্ত পাওনা থেকে কেটে নেয়, আর তারপর রিলিজ দেয়। শ্রম আইনে স্থায়ী শ্রমিকের ইস্তফার নোটিশ সময় আর না দিলে কী হয়, বিস্তারিত পাবেন ইস্তফাপত্র ও নোটিশ পিরিয়ড লেখায়। নতুন প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগদানের তারিখ ঠিক করার সময় নোটিশ পিরিয়ড মাথায় রাখুন।

• লিখিতভাবে চান আর উত্তরের সময়সীমা দিন।
• কারণ জানুন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে ক্লিয়ারেন্সের কোনো ধাপ বাকি থাকে।
• নতুন নিয়োগকর্তাকে সৎভাবে জানান। ইস্তফাপত্রের প্রাপ্তিস্বীকার, শেষ মাসের বেতনের স্লিপ আর ক্লিয়ারেন্সের কাগজ বিকল্প প্রমাণ হিসেবে অনেক প্রতিষ্ঠান গ্রহণ করে।
• পাওনা আটকে রাখলে অভিযোগের পথ আছে। শ্রম আইন প্রযোজ্য হলে কল সেন্টার, শ্রম পরিদর্শন অধিদপ্তর আর শ্রম আদালতের ধাপগুলো জানতে পড়ুন বেতন না দিলে কোথায় যাবেন।

পুরোনো প্রতিষ্ঠানের অভিজ্ঞতা ছাড়ার পরই সবচেয়ে নিরপেক্ষভাবে বলা যায়। রিলিজ আটকে রাখা, পাওনা দেরিতে দেওয়া, বা উল্টো খুব সুন্দরভাবে বিদায় দেওয়া, এসব তথ্য পরের চাকরিপ্রার্থীর জন্য মূল্যবান। চাকরি কেমন-এ নাম প্রকাশ না করে রিভিউ দিন।