চাকরির আবেদনপত্র লেখার নিয়ম: নমুনাসহ সহজ গাইড

চাকরির বিজ্ঞপ্তি দেখে প্রথম যে প্রশ্নটা মাথায় আসে, "আবেদনপত্রটা কীভাবে লিখব?" আজকাল বেশিরভাগ বেসরকারি চাকরিতে অনলাইনে সিভি পাঠালেই হয়, তবু অনেক প্রতিষ্ঠান, স্কুল-কলেজ, এনজিও আর সরকারি দপ্তর এখনো হাতে লেখা বা টাইপ করা আবেদনপত্র চায়। আবেদনপত্রটাই আপনার সম্পর্কে নিয়োগকর্তার প্রথম ধারণা তৈরি করে, তাই এটা গুছিয়ে লেখা জরুরি।

এই লেখায় পাবেন আবেদনপত্রের প্রতিটি অংশ, দুটি নমুনা, আর এমন কিছু ভুল যেগুলোর কারণে আবেদন প্রথম বাছাইয়েই বাদ পড়ে।

একটা প্রচলিত আবেদনপত্রে এই অংশগুলো থাকে, এই ক্রমে:

• ১. তারিখ। ওপরে বাঁ দিকে। যেদিন জমা দিচ্ছেন সেদিনের তারিখ।
• ২. প্রাপক। "বরাবর" লিখে পদবি আর প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা। ব্যক্তির নাম জানা না থাকলে শুধু পদবি লিখুন, যেমন "মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক" বা "প্রধান শিক্ষক"। বিজ্ঞপ্তিতে যাকে আবেদন করতে বলা হয়েছে, ঠিক তাকেই লিখুন।
• ৩. বিষয়। এক লাইনে: "বিষয়: [পদের নাম] পদে চাকরির জন্য আবেদন।" বিজ্ঞপ্তিতে পদের কোনো কোড বা নম্বর থাকলে সেটাও লিখুন।
• ৪. সম্ভাষণ। "জনাব" বা "মহোদয়"।
• ৫. মূল অংশ। দুই-তিনটি ছোট অনুচ্ছেদ। কোথায় বিজ্ঞপ্তি দেখেছেন, কোন পদে আবেদন করছেন, কেন আপনি উপযুক্ত।
• ৬. বিনীত সমাপ্তি। "অতএব, মহোদয়ের নিকট বিনীত প্রার্থনা, আমাকে উক্ত পদে নিয়োগ দানে বাধিত করবেন।"
• ৭. স্বাক্ষর ও পরিচয়। "বিনীত" লিখে নাম, ঠিকানা, মোবাইল নম্বর আর ইমেইল।

এর সঙ্গে আলাদা পাতায় জীবনবৃত্তান্ত (সিভি) আর সংযুক্তির তালিকা দিন।

এখানেই বেশিরভাগ মানুষ হয় খুব কম লেখেন, নয়তো পুরো সিভি আবার লিখে ফেলেন। ভালো মূল অংশে তিনটি জিনিস থাকে:

• কোথায় বিজ্ঞপ্তি দেখেছেন। "গত [তারিখ] তারিখে [পত্রিকা বা ওয়েবসাইট]-এ প্রকাশিত বিজ্ঞপ্তির পরিপ্রেক্ষিতে..."
• আপনার মূল যোগ্যতা। সর্বোচ্চ ডিগ্রি, প্রাসঙ্গিক অভিজ্ঞতা আর দুই-একটি দক্ষতা, যা বিজ্ঞপ্তির চাহিদার সঙ্গে মেলে। পুরো শিক্ষাজীবনের বিবরণ সিভিতে থাকবে।
• কেন এই পদে আগ্রহী। এক লাইনে, নির্দিষ্ট করে।

যদি বিজ্ঞপ্তিতে লেখা থাকে "কম্পিউটারে দক্ষতা আবশ্যক" বা "দুই বছরের অভিজ্ঞতা", তাহলে আবেদনপত্রে ঠিক সেই কথাটা নিজের ভাষায় দেখান। বাছাইকারী প্রথমে এগুলোই খোঁজেন।

তারিখ: [দিন/মাস/বছর]

বরাবর মানবসম্পদ ব্যবস্থাপক [প্রতিষ্ঠানের নাম] [ঠিকানা]

বিষয়: "[পদের নাম]" পদে চাকরির জন্য আবেদন।

জনাব, বিনীত নিবেদন এই যে, গত [তারিখ] তারিখে [পত্রিকা/ওয়েবসাইট]-এ প্রকাশিত বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে জানতে পারলাম, আপনার প্রতিষ্ঠানে "[পদের নাম]" পদে লোক নিয়োগ করা হবে। আমি উক্ত পদের একজন প্রার্থী হিসেবে আবেদন করছি।

আমি [প্রতিষ্ঠান] থেকে [বিষয়]-এ [ডিগ্রি] সম্পন্ন করেছি এবং [প্রতিষ্ঠানের ধরন]-এ [সময়কাল] ধরে [দায়িত্ব] হিসেবে কাজ করছি। এ সময়ে [একটি নির্দিষ্ট অর্জন বা দায়িত্ব]। কম্পিউটারে [সফটওয়্যারের নাম] ব্যবহারে আমি দক্ষ এবং বাংলা ও ইংরেজিতে সাবলীলভাবে যোগাযোগ করতে পারি।

আমার বিশ্বাস, আমার শিক্ষা ও অভিজ্ঞতা আপনার প্রতিষ্ঠানের কাজে লাগবে। আমার জীবনবৃত্তান্ত ও প্রয়োজনীয় কাগজপত্র সংযুক্ত করলাম।

অতএব, মহোদয়ের নিকট বিনীত প্রার্থনা, আমাকে উক্ত পদে নিয়োগ দানে বাধিত করবেন।

বিনীত [আপনার নাম] [ঠিকানা] মোবাইল: [নম্বর], ইমেইল: [ইমেইল]

সংযুক্তি:

• জীবনবৃত্তান্ত
• শিক্ষাগত যোগ্যতার সনদের সত্যায়িত কপি
• জাতীয় পরিচয়পত্রের কপি
• সদ্য তোলা পাসপোর্ট সাইজের ছবি

শিক্ষক পদের আবেদনে বিষয়ভিত্তিক যোগ্যতা আর শিক্ষক নিবন্ধনের তথ্য (থাকলে) গুরুত্বপূর্ণ। মূল অংশটা এভাবে লিখতে পারেন:

"আমি [বিষয়]-এ [ডিগ্রি] সম্পন্ন করেছি এবং [বছর] সালের শিক্ষক নিবন্ধন পরীক্ষায় উত্তীর্ণ হয়েছি। গত [সময়কাল] ধরে [প্রতিষ্ঠানের ধরন]-এ [শ্রেণি] শ্রেণির [বিষয়] পড়াচ্ছি। শিক্ষার্থীদের সঙ্গে সহজ ভাষায় পাঠ বুঝিয়ে দেওয়া আর নিয়মিত মূল্যায়ন আমার পড়ানোর মূল দিক।"

বাকি অংশ নমুনা ১-এর মতোই। শিক্ষকতার চাকরি নেওয়ার আগে কী কী জেনে নেবেন, তা পাবেন বেসরকারি স্কুলে শিক্ষকতা লেখায়।

• বিজ্ঞপ্তির নির্দেশ না মানা। খামের ওপর পদের নাম লিখতে বলা হলে না লেখা, নির্দিষ্ট মাপের ছবি না দেওয়া, শেষ তারিখের পরে পাঠানো। অনেক প্রতিষ্ঠান এসব কারণেই প্রথম ধাপে আবেদন বাদ দেয়।
• ভুল পদ বা প্রতিষ্ঠানের নাম। একটা আবেদনপত্র কপি করে অন্য জায়গায় পাঠাতে গিয়ে আগের প্রতিষ্ঠানের নাম থেকে যায়। পাঠানোর আগে আরেকবার পড়ুন।
• বানান ভুল। বিশেষ করে নিজের নাম, পদের নাম আর প্রতিষ্ঠানের নামে।
• খুব লম্বা লেখা। আবেদনপত্র এক পাতার মধ্যে রাখুন।
• যোগাযোগের তথ্য না দেওয়া বা ভুল দেওয়া। মোবাইল নম্বর দুবার মিলিয়ে নিন। ইমেইল ঠিকানা যেন পেশাদার হয়, ডাকনাম বা মজার শব্দ দিয়ে নয়।
• অপ্রয়োজনীয় ব্যক্তিগত তথ্য। বেসরকারি চাকরিতে ধর্ম, বৈবাহিক অবস্থা বা উচ্চতা চাওয়া না হলে দেওয়ার দরকার নেই।

বিজ্ঞপ্তিতে "নিজ হাতে লিখিত আবেদনপত্র" চাওয়া হলে অবশ্যই হাতে লিখুন, সাদা কাগজে, পরিষ্কার হাতের লেখায়। অন্যথায় টাইপ করা আবেদনপত্রই এখন বেশি প্রচলিত, আর পড়তেও সহজ। টাইপ করলে একটাই ফন্ট ব্যবহার করুন, আর বাংলা হলে ইউনিকোড ফন্ট, যাতে অন্য কম্পিউটারে খুললে লেখা ভেঙে না যায়।

অনেক প্রতিষ্ঠান ইমেইলে আবেদন চায়। তখন আবেদনপত্রের কথাগুলো সংক্ষেপে ইমেইলের মূল অংশে লিখুন, আর সিভি PDF হিসেবে সংযুক্ত করুন। বিষয়ের ঘরে বিজ্ঞপ্তিতে যা লিখতে বলা হয়েছে ঠিক সেটা লিখুন। বিস্তারিত নিয়ম আর নমুনা আছে ইমেইলে সিভি পাঠানোর নিয়ম লেখায়।

প্রথম চাকরির আবেদনে অনেকে ভাবেন দেখানোর মতো কিছু নেই। আসলে আছে, শুধু অন্যভাবে লিখতে হয়:

• পড়াশোনার প্রজেক্ট বা থিসিস। "স্নাতক পর্যায়ে [বিষয়] নিয়ে একটি গবেষণা প্রকল্প সম্পন্ন করেছি, যেখানে [কী করেছেন]।"
• ইন্টার্নশিপ বা খণ্ডকালীন কাজ। টিউশনি, কল সেন্টারে খণ্ডকালীন কাজ, অনলাইন ফ্রিল্যান্সিং, সবই অভিজ্ঞতা। কী শিখেছেন সেটা এক লাইনে লিখুন।
• সংগঠন বা স্বেচ্ছাসেবী কাজ। ক্লাব, বিতর্ক, রক্তদান বা ত্রাণ কার্যক্রমে দায়িত্ব পালন দলগত কাজ আর নেতৃত্বের প্রমাণ।
• প্রশিক্ষণ আর কোর্স। কম্পিউটার, ভাষা বা পেশাগত কোর্স, বিশেষ করে যেগুলো বিজ্ঞপ্তির চাহিদার সঙ্গে মেলে।

নমুনা লাইন: "সদ্য স্নাতক হিসেবে আমার পেশাগত অভিজ্ঞতা সীমিত, তবে [ইন্টার্নশিপ/প্রজেক্ট]-এ [কাজ] করার সময় [দক্ষতা] অর্জন করেছি, যা এই পদের দায়িত্ব পালনে সহায়ক হবে বলে আমার বিশ্বাস।"

এই লাইন সৎ, আর বাছাইকারীকে দেখায় আপনি নিজের অবস্থান বোঝেন।

বেশিরভাগ সরকারি চাকরির আবেদন এখন অনলাইনে নির্ধারিত ফরমে হয়, সেখানে আলাদা আবেদনপত্র লেখার সুযোগ থাকে না। ফরমে নাম, জন্মতারিখ আর শিক্ষাগত তথ্য অবশ্যই সনদের সঙ্গে হুবহু মিলিয়ে লিখুন; একটা অক্ষরের অমিলও পরে কাগজ যাচাইয়ের সময় সমস্যা করতে পারে। ধাপে ধাপে নিয়ম পাবেন অনলাইনে সরকারি চাকরির আবেদন লেখায়।

যেসব দপ্তর এখনো ডাকযোগে আবেদন চায়, সেখানে বিজ্ঞপ্তিতে দেওয়া ছক অনুসরণ করুন। ছক থাকলে নিজের মতো চিঠি লেখা চলবে না। ছকের প্রতিটি ঘর পূরণ করুন, যেটা প্রযোজ্য নয় সেখানে "প্রযোজ্য নয়" লিখুন, ঘর খালি রাখবেন না।

বহুজাতিক প্রতিষ্ঠান, ব্যাংক আর আইটি প্রতিষ্ঠান অনেক সময় ইংরেজিতে আবেদন আশা করে। কাঠামো একই, ভাষা সহজ রাখুন:

"Dear Sir or Madam, I am writing to apply for the position of [job title], advertised on [website] on [date]. I hold a [degree] in [subject] from [institution] and have [number] years of experience in [field], where I [one concrete achievement]. I am confident that my skills in [skill] and [skill] match the requirements of this role. My CV is attached for your consideration. I would welcome the opportunity to discuss my application in an interview. Sincerely, [Your name] [Phone], [Email]"

ইংরেজি আবেদনে খুব জটিল শব্দ বা অনলাইন থেকে হুবহু কপি করা লাইন এড়িয়ে চলুন। বাছাইকারীরা একই লাইন দিনে বহুবার দেখেন, সেগুলো আলাদা করে চোখে পড়ে না।

• পদের নাম আর প্রতিষ্ঠানের নাম ঠিক আছে?
• তারিখ আজকের?
• মোবাইল নম্বর আর ইমেইল ঠিক আছে?
• স্বাক্ষর দিয়েছেন?
• বিজ্ঞপ্তিতে চাওয়া সব কাগজ সংযুক্ত আছে?
• শেষ তারিখের আগে পৌঁছাবে?

আবেদন পাঠানোর আগে একবার দেখে নিন প্রতিষ্ঠানটি কর্মীদের সঙ্গে কেমন আচরণ করে: বেতন সময়মতো দেয় কি না, কাজের চাপ কেমন। চাকরি কেমন-এ প্রতিষ্ঠানটি খুঁজে দেখুন, সেখানে কর্মীরা নাম প্রকাশ না করে রিভিউ দেন। একই পদে অন্যরা কত বেতন পান, সেটা দেখা যায় বেতনের পাতায়, যা ইন্টারভিউতে বেতন নিয়ে কথা বলার সময় কাজে আসে।

সিভি লেখার নিয়ম জানতে পড়ুন সিভি লেখার নিয়ম, আর ইন্টারভিউর প্রস্তুতির জন্য ইন্টারভিউতে সবচেয়ে বেশি আসা ১৫টি প্রশ্ন।