অভিজ্ঞতা সনদ লেখার নিয়ম: নমুনা, কী থাকবে আর কীভাবে চাইবেন

নতুন চাকরির আবেদনে প্রায়ই লেখা থাকে "অভিজ্ঞতার সনদ জমা দিতে হবে"। তখন মনে পড়ে, আগের প্রতিষ্ঠান থেকে তো সনদ নেওয়া হয়নি! অভিজ্ঞতা সনদ (Experience Certificate) হলো প্রতিষ্ঠানের দেওয়া একটা লিখিত প্রমাণ যে আপনি নির্দিষ্ট সময় ধরে নির্দিষ্ট পদে সেখানে কাজ করেছেন। এটা প্রতিষ্ঠানই লিখে দেয়, তবে অনেক সময় এইচআর কর্মীকেই খসড়া দিতে বলে। তাই সনদে কী থাকা উচিত তা জানা থাকলে কাজটা সহজ হয়।

• নতুন চাকরির আবেদন আর যোগদানে। অভিজ্ঞতা চাওয়া পদে অনেক প্রতিষ্ঠান সনদ ছাড়া অভিজ্ঞতা গণনা করে না।
• উচ্চশিক্ষায়। কিছু এমবিএ বা পেশাদার কোর্সে কাজের অভিজ্ঞতার প্রমাণ লাগে।
• বিদেশে চাকরি বা অভিবাসনে। অনেক দেশ কাজের অভিজ্ঞতার সনদ চায়, অনেক সময় ইংরেজিতে, নির্দিষ্ট তথ্যসহ।
• সরকারি চাকরিতে বয়স বা অভিজ্ঞতার শর্ত পূরণ দেখাতে।

• প্রতিষ্ঠানের অফিসিয়াল প্যাড, ঠিকানা আর যোগাযোগের তথ্যসহ।
• সূত্র নম্বর আর তারিখ।
• কর্মীর পুরো নাম, সনদপত্রের সঙ্গে হুবহু মিল রেখে।
• পদবি। চাকরিকালে পদোন্নতি হলে প্রতিটি পদ আর সময়কাল।
• বিভাগ।
• চাকরির সময়কাল: যোগদানের তারিখ থেকে শেষ কর্মদিবস পর্যন্ত।
• প্রধান দায়িত্বের সংক্ষিপ্ত বিবরণ। দুই-চার লাইন। বিদেশে চাকরির জন্য এটা খুব জরুরি।
• আচরণ সম্পর্কে এক লাইন, যেমন "তার আচরণ সন্তোষজনক ছিল"।
• অনুমোদিত কর্মকর্তার স্বাক্ষর, নাম, পদবি আর প্রতিষ্ঠানের সিল।

কিছু প্রতিষ্ঠান সনদে বেতনের উল্লেখ করে না; বেতনের প্রমাণ লাগলে আলাদা বেতন সনদ চাইতে হয়।

[প্রতিষ্ঠানের প্যাড]

সূত্র: [নম্বর] তারিখ: [দিন/মাস/বছর]

অভিজ্ঞতা সনদ

এই মর্মে প্রত্যয়ন করা যাচ্ছে যে, [কর্মীর নাম], পিতা: [পিতার নাম], [তারিখ] থেকে [তারিখ] পর্যন্ত এই প্রতিষ্ঠানের [বিভাগ] বিভাগে "[পদবি]" পদে কর্মরত ছিলেন। চাকরিকালে তিনি [প্রধান দায়িত্ব ১], [প্রধান দায়িত্ব ২] এবং [প্রধান দায়িত্ব ৩]-এর দায়িত্ব পালন করেছেন।

এই প্রতিষ্ঠানে কর্মরত থাকাকালীন তার আচরণ ও কর্মদক্ষতা সন্তোষজনক ছিল। তিনি স্বেচ্ছায় চাকরি থেকে অব্যাহতি নিয়েছেন।

আমরা তার ভবিষ্যৎ সাফল্য কামনা করি।

[স্বাক্ষর] [নাম] [পদবি] [প্রতিষ্ঠানের সিল]

[Company letterhead]

Ref: [number] Date: [date]

TO WHOM IT MAY CONCERN

This is to certify that [employee's full name] worked with [company name] as [job title] in the [department] department from [joining date] to [last working day].

During this period, [he/she] was responsible for [duty 1], [duty 2] and [duty 3].

[His/Her] conduct during the employment was satisfactory. [He/She] left the company of [his/her] own accord.

We wish [him/her] success in future endeavours.

[Signature] [Name] [Designation] [Company seal]

বিদেশে আবেদনের জন্য সনদে সাধারণত সপ্তাহে কর্মঘণ্টা আর পূর্ণকালীন না খণ্ডকালীন, সেটাও চাওয়া হয়। সংশ্লিষ্ট দেশের নির্দেশনা দেখে প্রয়োজনীয় লাইন যোগ করিয়ে নিন।

সবচেয়ে ভালো সময় হলো ইস্তফা দেওয়ার সময়ই। ইস্তফাপত্রের শেষে এক লাইন যোগ করুন: "আমার শেষ কর্মদিবসে অভিজ্ঞতা সনদ ও রিলিজ লেটার প্রদানের অনুরোধ জানাচ্ছি।" ইস্তফাপত্র লেখার নিয়ম আছে ইস্তফাপত্র ও নোটিশ পিরিয়ড লেখায়।

চাকরি ছাড়ার অনেক পরে সনদ লাগলে এইচআর বিভাগে একটা ছোট আবেদন পাঠান:

"আমি [তারিখ] থেকে [তারিখ] পর্যন্ত আপনার প্রতিষ্ঠানে [পদবি] পদে কর্মরত ছিলাম। নতুন চাকরির আবেদনের জন্য আমার একটি অভিজ্ঞতা সনদ প্রয়োজন। অনুগ্রহ করে সনদটি প্রদান করলে কৃতজ্ঞ থাকব। আমার কর্মী নম্বর ছিল [নম্বর]।"

পুরোনো কর্মী নম্বর, যোগদানপত্র বা বেতনের স্লিপের কপি সঙ্গে দিলে এইচআর দ্রুত রেকর্ড খুঁজে পায়।

কিছু প্রতিষ্ঠান নোটিশ ছাড়া চলে যাওয়া বা পাওনা মেটানো নিয়ে বিরোধের কারণে সনদ আটকে রাখে। তখন:

• লিখিতভাবে চান, ইমেইলে বা প্রাপ্তিস্বীকারসহ চিঠিতে। মুখের অনুরোধের কোনো রেকর্ড থাকে না।
• কারণ জানতে চান। অফিসের ল্যাপটপ বা পরিচয়পত্র ফেরত দেওয়া বাকি থাকলে সেটা মিটিয়ে ফেলুন।
• বিকল্প প্রমাণ রাখুন। নিয়োগপত্র, যোগদানপত্র, বেতনের স্লিপ, ব্যাংক হিসাবে বেতন জমার রেকর্ড আর অফিসের পরিচয়পত্র অভিজ্ঞতার প্রমাণ হিসেবে অনেক প্রতিষ্ঠান গ্রহণ করে। তাই চাকরিতে থাকতেই এগুলোর কপি নিজের কাছে রাখুন।
• শ্রম আইন প্রযোজ্য হলে চাকরি শেষে চাকরি সংক্রান্ত প্রত্যয়নপত্র পাওয়ার অধিকার আছে। পাওনা নিয়ে বিরোধ হলে কোথায় অভিযোগ করবেন, জানতে পড়ুন বেতন না দিলে কোথায় যাবেন।

• নামের বানান সনদপত্র আর জাতীয় পরিচয়পত্রের সঙ্গে মেলে কি না।
• তারিখগুলো ঠিক আছে কি না, বিশেষ করে শেষ কর্মদিবস।
• পদবি সঠিক কি না; পদোন্নতি হয়ে থাকলে সেটা আছে কি না।
• স্বাক্ষর আর সিল আছে কি না।
• একাধিক কপি নিন, বা অন্তত স্ক্যান করে রাখুন।

দুটো প্রায় একসঙ্গে দেওয়া হয় বলে অনেকে গুলিয়ে ফেলেন। অভিজ্ঞতা সনদ জানায় আপনি কোথায়, কত দিন, কী কাজ করেছেন। রিলিজ লেটার জানায় প্রতিষ্ঠান আপনাকে আনুষ্ঠানিকভাবে দায়িত্ব থেকে অব্যাহতি দিয়েছে, আর আপনার কাছে প্রতিষ্ঠানের কোনো দাবি নেই। নতুন চাকরিতে যোগদানের সময় অনেক প্রতিষ্ঠান রিলিজ লেটার চায়। বিস্তারিত পড়ুন রিলিজ লেটার কী।

সনদে সাধারণত শুধু "সন্তোষজনক" লেখা হয়। কোনো প্রতিষ্ঠান সনদে নেতিবাচক মন্তব্য লিখতে চাইলে সেটা সাধারণত প্রমাণসহ লিখিত শৃঙ্খলা প্রক্রিয়ার ভিত্তিতে হওয়া উচিত। সন্দেহ থাকলে শুধু তথ্যভিত্তিক সনদ (নাম, পদ, সময়কাল) চান, মন্তব্য ছাড়া। অনেক প্রতিষ্ঠান নিজেরাই এই ধরনের সনদ দেয়।

বিদেশের নিয়োগকর্তা বা অভিবাসন কর্তৃপক্ষ প্রায়ই সনদে নির্দিষ্ট কিছু তথ্য চায়, যা সাধারণ সনদে থাকে না:

• সপ্তাহে কর্মঘণ্টা, যেমন "সপ্তাহে ৪৮ ঘণ্টা, পূর্ণকালীন"।
• দায়িত্বের বিস্তারিত তালিকা, পাঁচ-সাতটি বুলেটে। অনেক দেশ এই তালিকা মিলিয়ে দেখে আপনার পেশা তাদের পেশার তালিকার সঙ্গে মেলে কি না।
• বেতন, মাসিক বা বার্ষিক।
• স্বাক্ষরকারীর যোগাযোগের তথ্য, যাতে প্রয়োজনে যাচাই করা যায়।
• কিছু ক্ষেত্রে নোটারি বা সত্যায়ন। কোন দেশে কী লাগে, সেই দেশের দূতাবাস বা অভিবাসন ওয়েবসাইটের নির্দেশনা দেখুন।

এইচআর বিভাগকে আগেই জানিয়ে দিন সনদটা কোন উদ্দেশ্যে লাগবে, আর প্রয়োজনীয় তথ্যের তালিকা দিন। দ্বিতীয়বার সনদ বানাতে অনেক সময় লাগে। বিদেশে চাকরির নিরাপদ পথ নিয়ে পড়ুন বিদেশে চাকরি: বিএমইটি নিবন্ধন।

অভিজ্ঞতা বেশি দেখাতে সনদে তারিখ বাড়ানো বা পদবি বদলানো, অথবা অস্তিত্বহীন প্রতিষ্ঠানের নামে সনদ বানানো জালিয়াতি। বড় প্রতিষ্ঠান আর বিদেশি নিয়োগকর্তারা আগের প্রতিষ্ঠানে ফোন বা ইমেইল করে সনদ যাচাই করে। ধরা পড়লে চাকরি বাতিল হয়, আর ফৌজদারি মামলার ঝুঁকিও থাকে। অভিজ্ঞতা কম হলে সেটা সৎভাবে লিখুন, আর দক্ষতা দিয়ে পূরণ করুন।

ফ্রিল্যান্সিং, টিউশনি বা খণ্ডকালীন কাজে আনুষ্ঠানিক সনদ পাওয়া কঠিন। বিকল্প হিসেবে:

• গ্রাহকের কাছ থেকে একটা প্রত্যয়নপত্র বা সুপারিশপত্র নিন।
• মার্কেটপ্লেসের প্রোফাইল, সম্পন্ন কাজের তালিকা আর রিভিউর স্ক্রিনশট রাখুন।
• অর্থপ্রাপ্তির রেকর্ড রাখুন।
• পোর্টফোলিও তৈরি করুন, যেখানে কাজের নমুনা দেখা যায়।

চাকরি ছেড়ে দেওয়ার পরেই আপনি সবচেয়ে নিরপেক্ষভাবে বলতে পারেন প্রতিষ্ঠানটা কেমন ছিল। চাকরি কেমন-এ সাবেক কর্মীরাও রিভিউ দেন, নাম প্রকাশ না করে। অন্যদের সাহায্য করতে রিভিউ দিন, আর সেখানে আপনার পদে বেতন কেমন ছিল, সেটা বেতনের তথ্যে জানান।