যোগদানপত্র লেখার নিয়ম: নতুন চাকরিতে যোগ দেওয়ার চিঠির নমুনা

নিয়োগপত্র পেয়ে গেছেন, এবার প্রথম দিন অফিসে গিয়ে যে কাগজটা জমা দিতে হয় তার নাম যোগদানপত্র (Joining Letter)। এটা একটা ছোট আনুষ্ঠানিক চিঠি, যেখানে আপনি জানান যে নিয়োগপত্রের শর্ত মেনে নির্দিষ্ট তারিখে কাজে যোগ দিলেন। ছোট হলেও কাগজটা গুরুত্বপূর্ণ: আপনার চাকরির মেয়াদ, প্রবেশনকাল, ছুটি আর পরে চাকরির অভিজ্ঞতা সব হিসাব হয় এই যোগদানের তারিখ থেকে।

• চাকরির শুরুর তারিখের প্রমাণ। প্রবেশনকাল কবে শেষ হবে, কবে থেকে অর্জিত ছুটি জমবে, প্রভিডেন্ট ফান্ড কবে শুরু হবে, সবকিছুর হিসাব এই তারিখ থেকে।
• নিয়োগের শর্ত মেনে নেওয়ার লিখিত স্বীকৃতি। তাই যোগদানপত্রে সই করার আগে নিয়োগপত্রটা ভালো করে পড়ুন।
• সরকারি চাকরিতে বেতন শুরুর শর্ত। যোগদানপত্র গৃহীত না হলে বেতন চালু হয় না।

• তারিখ, যেদিন যোগ দিচ্ছেন।
• প্রাপক: সাধারণত নিয়োগকারী কর্মকর্তা, মানবসম্পদ বিভাগের প্রধান বা দপ্তরপ্রধান।
• বিষয়: "[পদের নাম] পদে যোগদানপত্র।"
• নিয়োগপত্রের সূত্র: নিয়োগপত্রের নম্বর আর তারিখ।
• যোগদানের তারিখ ও সময়: "আজ [তারিখ] পূর্বাহ্ণে" বা "অপরাহ্ণে"। সরকারি চাকরিতে পূর্বাহ্ণ না অপরাহ্ণ, সেটা গুরুত্বপূর্ণ, কারণ এতে কোন দিন থেকে বেতন হবে তা ঠিক হয়।
• নিয়োগের শর্ত মেনে নেওয়ার ঘোষণা।
• আপনার নাম, স্বাক্ষর আর যোগাযোগের তথ্য।

তারিখ: [দিন/মাস/বছর]

বরাবর ব্যবস্থাপক, মানবসম্পদ বিভাগ [প্রতিষ্ঠানের নাম] [ঠিকানা]

বিষয়: "[পদের নাম]" পদে যোগদানপত্র।

জনাব, আপনার প্রতিষ্ঠানের [নিয়োগপত্রের নম্বর] নম্বর স্মারকে [তারিখ] তারিখে প্রদত্ত নিয়োগপত্রের পরিপ্রেক্ষিতে আমি আজ [তারিখ] সকালে "[পদের নাম]" পদে, [বিভাগের নাম] বিভাগে যোগদান করলাম। নিয়োগপত্রে উল্লিখিত সকল শর্ত আমি মেনে নিচ্ছি।

অতএব, আমার যোগদানপত্রটি গ্রহণ করে পরবর্তী প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেওয়ার জন্য বিনীত অনুরোধ জানাচ্ছি।

বিনীত [আপনার নাম] [পদবি] মোবাইল: [নম্বর]

সংযুক্তি:

• নিয়োগপত্রের কপি
• প্রতিষ্ঠান চাওয়া কাগজপত্র (নিচের তালিকা দেখুন)

সরকারি চাকরিতে ভাষা একটু বেশি আনুষ্ঠানিক, আর নিয়োগের প্রজ্ঞাপনের সূত্র দিতে হয়:

"বিনীত নিবেদন এই যে, [মন্ত্রণালয়/অধিদপ্তর]-এর [স্মারক নম্বর] নম্বর স্মারকমূলে [তারিখ] তারিখের প্রজ্ঞাপন অনুযায়ী আমাকে [পদের নাম] পদে নিয়োগ প্রদান করা হয়েছে। উক্ত আদেশের প্রেক্ষিতে আমি আজ [তারিখ] পূর্বাহ্ণে এ দপ্তরে যোগদান করলাম।

অতএব, আমার যোগদানপত্র গ্রহণ করে বাধিত করবেন।"

সরকারি চাকরিতে যোগদানের সময় সাধারণত স্বাস্থ্য পরীক্ষার সনদ, পুলিশ যাচাই সংক্রান্ত কাগজ আর মূল সনদ দেখানোর মতো আনুষ্ঠানিকতা থাকে। নিয়োগপত্রে যে তালিকা দেওয়া থাকে, সেটা হুবহু মেনে চলুন।

একই প্রতিষ্ঠানের অন্য শাখায় বা দপ্তরে বদলি হলেও যোগদানপত্র দিতে হয়:

"[প্রতিষ্ঠান]-এর [তারিখ] তারিখের [আদেশ নম্বর] নম্বর বদলির আদেশ অনুযায়ী আমি [আগের কর্মস্থল] থেকে অবমুক্ত হয়ে আজ [তারিখ] পূর্বাহ্ণে [নতুন কর্মস্থল]-এ যোগদান করলাম। অবমুক্তির আদেশের কপি সংযুক্ত করলাম।"

আগের কর্মস্থল থেকে অবমুক্তির (রিলিজ) আদেশ না নিয়ে নতুন জায়গায় যোগ দেবেন না; পরে বেতন আর জ্যেষ্ঠতার হিসাবে জটিলতা হয়। রিলিজ লেটার নিয়ে বিস্তারিত পাবেন রিলিজ লেটার কী লেখায়।

বহুজাতিক প্রতিষ্ঠান বা ইংরেজিতে কাজ চলে এমন অফিসে:

"Date: [date]

To The Head of Human Resources [Company name]

Subject: Joining report for the position of [job title]

Dear Sir or Madam, With reference to your appointment letter no. [number] dated [date], I am pleased to report that I have joined [department] as [job title] today, [date], in the morning. I accept all the terms and conditions stated in the appointment letter. I request you to accept my joining report and take the necessary steps.

Sincerely, [Your name] [Phone], [Email]"

নিয়োগপত্রে সাধারণত একটা শেষ তারিখ থাকে: "অমুক তারিখের মধ্যে যোগদান না করলে নিয়োগ বাতিল বলে গণ্য হবে।" বর্তমান চাকরির নোটিশ পিরিয়ড, অসুস্থতা বা অন্য কারণে সময়মতো যোগ দিতে না পারলে:

• শেষ তারিখের আগেই লিখিতভাবে জানান। কারণ আর কোন তারিখে যোগ দিতে পারবেন, পরিষ্কার করে লিখুন।
• সময় বাড়ানোর লিখিত সম্মতি নিন। ফোনে "ঠিক আছে" শুনে নিশ্চিন্ত হবেন না। একটা ইমেইল উত্তরই যথেষ্ট প্রমাণ।
• নোটিশ পিরিয়ডের কথা ইন্টারভিউতেই বলুন। তাহলে নিয়োগকর্তা যোগদানের তারিখ সেভাবে ঠিক করবেন।

নমুনা অনুরোধ: "আমার বর্তমান কর্মস্থলের নিয়ম অনুযায়ী [সংখ্যা] দিনের নোটিশ পিরিয়ড শেষ হবে [তারিখ]। তাই নিয়োগপত্রে উল্লিখিত [তারিখ]-এর পরিবর্তে [নতুন তারিখ]-এ যোগদানের অনুমতি প্রার্থনা করছি।"

কখনো কখনো নিয়োগপত্র পাওয়ার পর জানা যায় প্রতিষ্ঠানটি নিয়ে কর্মীদের অভিযোগ আছে: বেতন দেরিতে দেয়, ঘন ঘন ছাঁটাই করে। যোগদানের আগে কয়েক মিনিট সময় নিয়ে প্রতিষ্ঠানটি খুঁজে দেখুন চাকরি কেমন-এ, আর যোগদানের আগে কোন প্রশ্নগুলো করা দরকার জানতে পড়ুন অফার নেওয়ার আগে যে প্রশ্নগুলো করবেন। নিয়োগের আগে কেউ টাকা চাইলে সেটা প্রায় নিশ্চিতভাবে প্রতারণা; পড়ুন ভুয়া চাকরির বিজ্ঞাপন চেনার উপায়।

প্রতিষ্ঠানভেদে তালিকা আলাদা, তবে সাধারণত লাগে:

• নিয়োগপত্রের মূল কপি আর সই করা একটা কপি।
• জাতীয় পরিচয়পত্রের কপি।
• শিক্ষাগত সনদের মূল কপি (দেখানোর জন্য) আর ফটোকপি।
• আগের চাকরির রিলিজ লেটার বা অভিজ্ঞতা সনদ, যদি থাকে।
• পাসপোর্ট সাইজের ছবি, সাধারণত কয়েক কপি।
• ব্যাংক হিসাবের তথ্য, বেতন জমা হওয়ার জন্য।
• ই-টিআইএন সনদ, যদি থাকে। না থাকলে কীভাবে করবেন জানতে পড়ুন ই-টিআইএন রেজিস্ট্রেশন।
• জরুরি যোগাযোগের জন্য একজন আত্মীয়ের নাম ও নম্বর।

যোগদানপত্রে "সকল শর্ত মেনে নিচ্ছি" লেখার মানে আপনি নিয়োগপত্রের প্রতিটা শর্তে রাজি। তাই আগে দেখুন:

• পদের নাম আর বিভাগ ঠিক আছে কি না।
• মোট বেতন আর তার ভাগ: মূল বেতন, বাড়িভাড়া, চিকিৎসা ও যাতায়াত ভাতা। ইন্টারভিউতে যে বেতনের কথা হয়েছিল, তার সঙ্গে মেলে কি না। বেতনের প্রতিটি অংশ বুঝতে পড়ুন বেতন কাঠামো।
• প্রবেশনকাল কত দিন, আর তখন বেতন বা সুবিধা কম কি না। আইনে প্রবেশনকালের নিয়ম জানুন প্রবেশনকাল কত দিন লেখায়।
• কর্মঘণ্টা, সাপ্তাহিক ছুটি আর কর্মস্থল।
• নোটিশ পিরিয়ড: চাকরি ছাড়তে হলে কত দিন আগে জানাতে হবে।
• চাকরির বন্ড বা জামানত আছে কি না। থাকলে শর্তগুলো ভালো করে বুঝে নিন।

নিয়োগপত্রে কী কী থাকা আইনত জরুরি, তার পুরো তালিকা আছে নিয়োগপত্র ছাড়া চাকরি নয় লেখায়।

জমা দেওয়া যোগদানপত্রে "গৃহীত" লিখে তারিখসহ সই করে একটা কপি ফেরত দিতে অনুরোধ করুন, অথবা অন্তত ছবি তুলে রাখুন। ভবিষ্যতে অভিজ্ঞতা সনদ, গ্র্যাচুইটি, প্রভিডেন্ট ফান্ড বা কোনো বিরোধের সময় যোগদানের তারিখ প্রমাণ করতে এই কপি কাজে আসে।

• বেতন মাসের কোন তারিখে আসে।
• হাজিরা কীভাবে দিতে হয়, দেরিতে এলে কী নিয়ম।
• ছুটির আবেদন কোথায়, কীভাবে করতে হয়। নমুনা পাবেন ছুটির আবেদনপত্র লেখায়।
• আপনার সরাসরি ঊর্ধ্বতন কে, আর প্রথম তিন মাসে আপনার কাছে কী আশা করা হচ্ছে।
• পরিচয়পত্র আর সার্ভিস বই কবে পাবেন। শ্রম আইন প্রযোজ্য প্রতিষ্ঠানে এগুলো পাওয়া কর্মীর অধিকার; বিস্তারিত পড়ুন সার্ভিস বই ও পরিচয়পত্র।

নতুন চাকরির প্রথম তিন মাস কীভাবে কাটাবেন, তার পরামর্শ আছে প্রথম চাকরির প্রথম ৯০ দিন লেখায়।

কয়েক মাস কাজ করার পর আপনি জানবেন প্রতিষ্ঠানটা আসলে কেমন: বেতন সময়মতো আসে কি না, ছুটি পাওয়া যায় কি না, ব্যবস্থাপনা কেমন। এই তথ্য পরের চাকরিপ্রার্থীর জন্য অমূল্য। চাকরি কেমন-এ নাম প্রকাশ না করে ৩০ সেকেন্ডে রেটিং দিন, অথবা বেতনের তথ্য জানান। আপনার নাম বা ইমেইল কোথাও দেখানো হয় না।